- الاطلاع على دليل ومعايير الجائزة والتأكد من مطابقتها للعمل التطوعي والمبادرات المقدمة من الأفراد والمنظمات .
- تعبئة النماذج الإلكترونية وإرسالها مع استيفاء كافة المتطلبات عبر الموقع الإلكتروني للجائزة .
- توفير الشواهد والوثائق والأدلة وكافة المعلومات اللازمة بكل معيار وإرفاقها مع تقرير التقدم للجائزة وتسليمه في الموعد المحدد والمعلن في الموقع الإلكتروني .
- قد تتطلب المبادرات والمشاريع المقدمة زيارات ميدانية أو مقابلات شخصية وعليه يجب التأكد من جاهزية المنسق للإجراءات .
- تقوم أمانة الجائزة بمراجعة طلبات التقدم لمجالات وفروع الجائزة وفرز المشاركات المطابقة والمستوفية للشروط المنصوص عليها في هذا الدليل ومن ثم إخبار المتقدمين بمسارهم في الترشيح سواء بالاجتياز أو الرفض .
- حضور اللقاءات التعريفية للجائزة والتي يُعلن عنها عبر الموقع الإلكتروني وقنوات التواصل المخصصة للجائزة .
- استلام إشعار قبول التقدم للجائزة من قبل الأمانة العامة.
- تعيين منسق داخلي للمنظمات والفرق التطوعية المتقدمة ويكون مسؤولاً عن إعداد وتجهيز وتسليم متطلبات المشاركة ويكون التواصل معه في حالة وجود أي استفسار.
- ضرورة استكمال كافة المعلومات المطلوبة من أمانة الجائزة والموضحة في استمارة التقدم عبر الموقع الإلكتروني والالتزام بالمواعيد المعلنة.
- استخدام البريد الإلكتروني الرسمي وقنوات التواصل المعلنة عبر موقع الجائزة لأي استفسار أو تواصل على أن يتم الرد من قبل الأمانة العامة أو اللجنة المختصة .
